小さい会社では教えてもらえなかったりフォーマットがなかったりする議事録の書き方についておさらいしてみよう

議事録とは?

 読んで字のごとく、議事の録です。
【議事】会合して相談すること。また、その内容。

 中の人も今まで正社員で三社、契約社員とか派遣社員も含めると六社ほど所属していますが議事録の書き方について教わったことはありません。零細企業ばかり渡り歩いているせいか、フォーマットも見たことがありません。あるところにはあります。っていうか見たところでは前回の議事録のコピーから作成していたので秘伝のソースてきサムシングでしたけど。
 最近久し振りに議事録を書く機会があったので書きながら思い出したこととかをざっとまとめておきます。

必要なもの

  • 日時
  • 参加者一覧(敬称略である場合が多く、順番は偉い順だったり名前順だったり)(自分の名前は一番最後に)
  • 場所
  • 議題(複数ある場合は都度見出しとして書いてもよい)
  • 作成者名
  • 本文

フォーマット

 同業者(エンジニア)ならマークダウンが個人的におすすめです。Dropbox Paperはいいぞ。
 Microsoft Wordが入っているならそれもいいと思います。なにしろ会社員のパソコンには入っている可能性が高く、体裁も整えやすい。PDFにできると尚良しですが古い体質の会社だとAdobeが入ってなかったりして開けないとか文句が出たりするらしいです。しらないけど。
 実は注意しなきゃいけないのがテキストファイルで、文字化けとかするとちょっとうざい。

 Excelとかで作られたら私は卒倒します。

本文に書くもの

 ここは言ってしまえば環境によりけりなのですが、

  1. 責任の在り処を明確にするもの
  2. 決定事項とその決定者
  3. 決定が保留になったものがあればそれも書いておく

くらいが妥当な線でしょうか。
「何が決まったのか」「何がまだ決まっていないのか」「誰が決めたのか」「誰が決めるのか」あたりは大事です。

 発言がめちゃくちゃ迂遠というか無駄な言葉が多い人がいると手こずるところですが、議事録はできるだけ簡潔に書きます。比喩表現とか全カットでよろしい。議事録を書いていると上司の発言に対してよくもこんなぺらぺらの内容でそんな長ったらしく喋れるなとかいう客観的な評価を行うことができます。
 あと面倒なのが人の話にかぶせて喋り始める人……。まとめるときにだいぶ困ってしまう存在です。そういう人に限って発言に中身が無(ry

議事録はすばやく仕上げる

 大事です。具体的に、 会議の時間以上の時間を議事録に使ってはいけない
 二時間の会議なら会議が終わってから二時間以内の提出が望ましいです。
 まあこれ昔の上司の受け売りなんですけどね。そのために大事なのが「要点をまとめる」ことと「フォーマットを予め作成しておくこと」です。上司のクソ長い話を全部書き起こしてたら文字通り無駄に時間を食います。

アフィ

 見やすさ→読みやすさ→わかりやすさについて詳らかに解説してある良書です。まあ今いる会社はフォーマットガチガチ(※Excel方眼紙)なので読んでもヘイトが溜まっただけでしたが……。
 処理流暢性の話をするとですね、「見やすさ→読みやすさ→わかりやすさ」も真なんですけど同時に「見慣れたものが一番わかりやすい」も真なんですよね。だからExcel方眼紙が死なない。ばーかばーか。